El celular: una herramienta para simplificar las asambleas
El teléfono celular se ha convertido en una de las herramientas que más utilizamos durante el día. Lo usamos para comunicarnos, realizar pagos, revisar documentos, trabajar y acceder a diferentes servicios.
Entonces, ¿por qué no utilizarlo también para facilitar una asamblea?
La tecnología permite transformar el celular de cada participante en una herramienta para participar en asambleas de condominios, asociaciones solidaristas y otras organizaciones.
Con una plataforma como AssemblyVote, los participantes pueden utilizar su propio dispositivo para acceder a las votaciones habilitadas durante una asamblea.
No es necesario repartir papeletas, contar manos levantadas o utilizar complicados mecanismos para recopilar cada voto.
Votar desde el celular durante una asamblea
Imagine una asamblea con cientos de participantes.
El presentador termina de explicar un punto de la agenda y llega el momento de tomar una decisión.
En lugar de repartir papeletas o comenzar un conteo manual, se habilita la votación digital.
Cada participante puede utilizar su celular para seleccionar la opción correspondiente.
- A favor
- En contra
- Abstención
- Otras opciones definidas para la votación
La tecnología permite que un proceso que tradicionalmente puede requerir varios minutos de organización y conteo sea mucho más sencillo para participantes y administradores.
El celular que cada participante ya tiene en sus manos puede convertirse en su herramienta para participar en la asamblea.
No es necesario instalar una aplicación
Una de las ventajas de utilizar tecnología web para una asamblea es reducir las barreras para los participantes.
No todos quieren descargar una nueva aplicación únicamente para participar en una reunión.
Por eso, una experiencia accesible desde el navegador puede simplificar considerablemente el proceso.
El participante puede utilizar un dispositivo compatible para ingresar al sistema y acceder a las funciones disponibles para su asamblea.
Esto resulta especialmente útil cuando participan personas con diferentes tipos de teléfonos, computadoras o dispositivos.
Tecnología para condominios en Costa Rica
La administración de un condominio involucra muchos procesos.
- Propietarios
- Filiales
- Representaciones
- Asistencia
- Quórum
- Coeficientes
- Puntos de agenda
- Votaciones
- Resultados
Durante años, muchos de estos procesos se han gestionado utilizando listas impresas, hojas de cálculo, papeletas o conteos manuales.
La tecnología para condominios permite digitalizar parte de estas tareas y hacer que la información sea más fácil de administrar.
El celular tiene una ventaja particularmente importante: prácticamente cada participante ya lleva uno consigo.
Una asamblea donde cada celular puede convertirse en una herramienta de votación
Pensemos en una asamblea presencial.
Hay 200 propietarios reunidos en un salón y es necesario aprobar un punto de la agenda.
Con un método tradicional podría ser necesario levantar manos, utilizar papeletas o realizar un conteo manual.
Con una plataforma de votación electrónica, cada participante puede utilizar su propio celular para emitir su voto.
El sistema puede recopilar las respuestas y presentar los resultados correspondientes.
Esto puede reducir significativamente el trabajo operativo asociado con una votación.
El celular también puede facilitar las asociaciones solidaristas
Esta tecnología no se limita a los condominios.
Las asociaciones solidaristas en Costa Rica también realizan asambleas donde sus asociados deben tomar decisiones importantes.
Entre ellas pueden existir:
- Elecciones.
- Aprobación de propuestas.
- Reformas.
- Elección de miembros.
- Decisiones administrativas.
- Aprobación de informes.
- Votaciones sobre diferentes mociones.
Cuando participan muchas personas, realizar estas votaciones manualmente puede requerir una importante coordinación.
Permitir que los asociados participen mediante dispositivos digitales puede ayudar a simplificar el proceso.
Votaciones electrónicas para asociaciones solidaristas
Una votación electrónica para una asociación solidarista puede permitir que cada participante acceda a las opciones correspondientes desde su dispositivo.
Cuando se habilita una votación, el participante visualiza las alternativas disponibles y selecciona su decisión.
Esto permite centralizar la información de la votación dentro del sistema.
Además, dependiendo de las necesidades de la organización, pueden existir diferentes tipos de votaciones y configuraciones.
La tecnología no sustituye las reglas de la organización.
La tecnología ayuda a ejecutar esas reglas de una manera más eficiente.
Menos tiempo contando y más tiempo tomando decisiones
Una asamblea debería concentrarse en analizar propuestas y tomar decisiones.
Sin embargo, una parte considerable del tiempo puede perderse en procesos administrativos.
- Contar votos.
- Recontar resultados.
- Determinar quién todavía no votó.
- Organizar papeletas.
- Revisar listas.
- Consolidar resultados.
- Cambiar entre diferentes puntos de votación.
Digitalizar estos procesos permite dedicar más tiempo al propósito principal de la reunión.
Una buena tecnología debe trabajar detrás de la asamblea para que las personas puedan concentrarse en las decisiones.
Una experiencia sencilla para el participante
La tecnología utilizada en una asamblea debe ser fácil de entender.
El participante no debería necesitar conocimientos técnicos avanzados para emitir un voto.
Una experiencia sencilla puede reducirse a pocos pasos.
1. Ingresar
El participante accede desde su dispositivo utilizando el mecanismo establecido para la asamblea.
2. Esperar la votación
Mientras se desarrolla la reunión, el administrador o presentador controla los puntos correspondientes.
3. Votar
Cuando se habilita una votación, el participante puede seleccionar la opción correspondiente desde su dispositivo.
4. Continuar con la asamblea
Finalizada la votación, la reunión puede continuar con el siguiente punto.
¿Y qué ocurre con el quórum?
La tecnología también puede ayudar con otro de los grandes retos de las asambleas: el control de quórum.
En una asamblea de condominio pueden existir propietarios con diferentes coeficientes de representación.
En una asociación pueden existir cientos o miles de asociados.
Mantener organizada la información de asistencia es fundamental para conocer la participación registrada durante la reunión.
Una plataforma especializada permite centralizar información relacionada con participantes, asistencia y representación.
El celular como parte de una asamblea híbrida
Las asambleas híbridas combinan participantes presenciales y remotos.
En estos casos, el celular puede convertirse en un punto de conexión entre ambos grupos.
Una persona que se encuentra físicamente en el salón puede utilizar su celular para votar.
Al mismo tiempo, otro participante conectado remotamente puede acceder al sistema desde su dispositivo.
De esta manera, la tecnología ayuda a centralizar el proceso de votación independientemente de dónde se encuentre cada participante.
¿Qué pasa si la asamblea es completamente presencial?
También puede utilizarse tecnología.
Digitalizar una votación no significa necesariamente convertir toda la reunión en virtual.
Un condominio puede realizar su asamblea en un salón tradicional y utilizar dispositivos únicamente para determinadas funciones.
Por ejemplo:
- Registro de participantes.
- Control de asistencia.
- Quórum.
- Votaciones.
- Resultados.
Esto permite conservar la experiencia presencial mientras se modernizan los procesos que tradicionalmente requieren mayor trabajo manual.
Del papel al celular
Durante muchos años las asambleas han dependido de papel.
Listas impresas.
Papeletas.
Paletas.
Hojas de cálculo.
Conteos manuales.
La digitalización permite trasladar progresivamente muchos de estos procesos hacia herramientas que las personas ya utilizan diariamente.
El celular puede convertirse en una extensión natural de la asamblea.
Beneficios de utilizar el celular para votar
Utilizar dispositivos digitales durante una asamblea puede ofrecer diferentes beneficios.
- Mayor facilidad para participar.
- Menos papeletas.
- Menos conteos manuales.
- Resultados más rápidos.
- Mejor organización de las votaciones.
- Acceso desde diferentes dispositivos.
- Mayor facilidad para realizar múltiples votaciones.
- Información centralizada.
- Menor carga operativa para los organizadores.
Tecnología que debe adaptarse a las personas
Digitalizar no significa complicar.
Una plataforma para asambleas debe buscar exactamente lo contrario.
Debe permitir que la tecnología sea sencilla para el participante y útil para quien administra la reunión.
El objetivo es que una persona pueda utilizar un dispositivo que ya conoce para participar en un proceso que anteriormente podía requerir papeletas, instrucciones adicionales o largos periodos de conteo.
AssemblyVote y las asambleas digitales
AssemblyVote es una plataforma diseñada para facilitar la gestión de asambleas y votaciones.
Puede utilizarse en diferentes tipos de organizaciones, incluyendo:
- Condominios.
- Asociaciones solidaristas.
- Asociaciones.
- Empresas.
- Cooperativas.
- Juntas directivas.
- Organizaciones profesionales.
- Otras organizaciones que necesiten realizar votaciones.
La plataforma busca aprovechar la tecnología para simplificar procesos como asistencia, quórum y votaciones.
El futuro de las asambleas puede estar en nuestras manos
El celular ya reemplazó muchas herramientas que utilizábamos diariamente.
La cámara.
El mapa.
La calculadora.
La agenda.
La billetera.
Los documentos impresos.
Ahora también puede convertirse en una herramienta para participar en decisiones colectivas.
Para condominios, asociaciones solidaristas y otras organizaciones, esto representa una oportunidad para modernizar sus reuniones y ofrecer una experiencia más sencilla a sus participantes.
Menos tiempo contando votos. Más tiempo tomando decisiones.
Modernice su próxima asamblea con AssemblyVote
Si su condominio, asociación solidarista u organización busca una forma más moderna de administrar sus votaciones, AssemblyVote permite utilizar la tecnología que los participantes ya tienen en sus manos.
El celular.
Una herramienta cotidiana que también puede ayudar a construir asambleas más ágiles, organizadas y eficientes.