Plataforma tecnológica para licitaciones de asambleas y votaciones electrónicas
Cuando una asociación solidarista, cooperativa, empresa, condominio o institución prepara una licitación para celebrar su Asamblea General, necesita mucho más que una aplicación para realizar encuestas.
La solución debe integrar el registro de participantes, el control de asistencia, el cálculo del quórum, las votaciones electrónicas, la gestión del orden del día y la generación de reportes verificables.
AssemblyVote es una plataforma para la gestión tecnológica de asambleas virtuales, presenciales e híbridas, diseñada para organizaciones que necesitan incorporar una solución de votación electrónica dentro de una licitación, contratación privada o solicitud de cotización.
¿Qué debe incluir una plataforma solicitada mediante licitación?
Los carteles de contratación para asambleas suelen contemplar diferentes componentes tecnológicos y operativos:
- Registro y acreditación de participantes.
- Administración del padrón de personas habilitadas.
- Control de asistencia y quórum en tiempo real.
- Votaciones electrónicas durante la asamblea.
- Votaciones abiertas, secretas o ponderadas.
- Gestión de poderes y representaciones.
- Presentación de resultados en tiempo real.
- Reportes finales para respaldar el acta.
- Soporte técnico antes, durante y después del evento.
- Pruebas previas y simulacros.
- Integración con servicios de transmisión en vivo.
- Atención de participantes presenciales y virtuales.
AssemblyVote permite centralizar los procesos principales de la asamblea y facilitar la participación desde teléfonos, computadoras y tabletas.
Software para licitaciones de asambleas virtuales, presenciales e híbridas
Una asamblea híbrida reúne participantes ubicados físicamente en el salón y personas conectadas de manera remota.
La plataforma utilizada debe permitir que ambos grupos participen bajo las mismas reglas, evitando registros duplicados y manteniendo actualizado el quórum durante el evento.
AssemblyVote puede utilizarse en diferentes modalidades:
Asamblea presencial
Los asistentes se acreditan y realizan sus votaciones desde sus dispositivos dentro del salón. La administración puede observar la asistencia, habilitar las votaciones y presentar los resultados.
Asamblea virtual
Los participantes ingresan remotamente, consultan el orden del día y emiten sus votos mediante la plataforma.
Asamblea híbrida o mixta
Participan simultáneamente personas presenciales y virtuales. La plataforma centraliza el padrón, la asistencia, el quórum y las votaciones, mientras el servicio de streaming permite transmitir las intervenciones y presentaciones.
Registro de asistencia y control de quórum
El control de quórum es uno de los requisitos más importantes en una licitación para servicios de asamblea.
AssemblyVote permite registrar la participación de las personas acreditadas y consultar la información de asistencia durante el desarrollo de la sesión.
Dependiendo de la configuración de la organización, el quórum puede calcularse por:
- Cantidad de participantes.
- Filiales, unidades o membresías.
- Coeficientes o porcentajes de participación.
- Representaciones y poderes autorizados.
- Reglas particulares definidas para la asamblea.
La información puede actualizarse durante el evento para facilitar la toma de decisiones de la presidencia, la secretaría y los responsables de fiscalización.
Votaciones electrónicas durante la asamblea
La plataforma permite configurar votaciones asociadas con los diferentes puntos del orden del día.
Entre los procesos que pueden administrarse se encuentran:
- Elección de presidencia y secretaría.
- Aprobación del orden del día.
- Elección de juntas directivas.
- Nombramiento de fiscales o comités.
- Selección de proveedores.
- Aprobación de presupuestos.
- Reformas reglamentarias.
- Mociones sometidas a votación.
- Acuerdos ordinarios y extraordinarios.
Las votaciones pueden configurarse de acuerdo con las necesidades de cada organización y los resultados pueden ponerse a disposición de los responsables de la asamblea.
Votaciones anticipadas
Algunas licitaciones solicitan que determinados asuntos puedan votarse antes de la sesión plenaria.
Una votación anticipada permite habilitar un período previo para que las personas autorizadas emitan su voto antes del día de la asamblea o antes de la apertura de la votación en pleno.
Antes de configurar esta modalidad, la organización debe definir:
- Los asuntos que pueden someterse a votación anticipada.
- La fecha y hora de apertura y cierre.
- Si el voto puede modificarse.
- Si el voto emitido es definitivo.
- Cómo se evita que una persona vote nuevamente durante el pleno.
- Si el voto anticipado se contabiliza para efectos de asistencia o quórum.
- Qué sucede cuando una moción cambia durante la deliberación.
AssemblyVote puede analizar los requerimientos específicos del cartel y determinar la configuración o adaptación tecnológica necesaria para esta modalidad.
Integración con streaming profesional
En una asamblea híbrida, el streaming y la plataforma de votaciones cumplen funciones diferentes pero complementarias.
El servicio de transmisión permite visualizar y escuchar las presentaciones, intervenciones y deliberaciones. AssemblyVote administra la acreditación, el quórum, las votaciones y los resultados.
La solución puede coordinarse con proveedores de producción audiovisual para incorporar:
- Transmisión en vivo.
- Cámaras y producción multicámara.
- Micrófonos y sonido del salón.
- Integración de participantes remotos.
- Grabación del evento.
- Presentación de resultados en pantalla.
- Conexiones principal y de respaldo.
- Soporte técnico durante la sesión.
Esta coordinación permite presentar una propuesta integral cuando el cartel incluye salón, alimentación, streaming, plataforma tecnológica y soporte operativo.
Módulo de sorteos para asociados
Cuando la contratación incluye sorteos, la lista de participantes puede obtenerse del padrón oficial suministrado por la organización.
El proceso puede contemplar a la totalidad de los asociados habilitados, aunque no asistan presencialmente ni se conecten a la transmisión, siempre que esas sean las reglas definidas por la entidad contratante.
Un módulo de sorteos debe permitir:
- Validar previamente el padrón.
- Eliminar registros duplicados.
- Congelar la lista de participantes elegibles.
- Realizar una selección aleatoria.
- Registrar la fecha y hora del sorteo.
- Identificar el premio y la persona seleccionada.
- Generar evidencia del resultado.
- Administrar ganadores suplentes cuando corresponda.
Las condiciones de participación, exclusiones y repetición de ganadores deben definirse previamente con la organización.
Reportes y evidencia de la asamblea
Al finalizar el evento, la organización necesita información que permita respaldar la elaboración del acta y comprobar los resultados.
AssemblyVote facilita la generación de información relacionada con:
- Participantes acreditados.
- Asistencia registrada.
- Representaciones y poderes.
- Estado del quórum.
- Votaciones realizadas.
- Opciones sometidas a decisión.
- Resultados obtenidos.
- Fechas y horas de las operaciones.
- Información necesaria para el reporte final.
El alcance y formato de los reportes pueden revisarse de acuerdo con los requerimientos técnicos de cada cartel.
Pruebas previas y simulacro general
Una licitación para una asamblea de gran tamaño debe contemplar pruebas antes del evento.
El proceso de preparación puede incluir:
- Revisión del padrón.
- Configuración del orden del día.
- Validación de permisos de votación.
- Prueba de ingreso de participantes.
- Simulación de votaciones.
- Verificación del cálculo de quórum.
- Prueba de reportes.
- Prueba de integración con el streaming.
- Capacitación de administradores.
- Simulacro técnico y operativo.
- Pruebas de concurrencia según la asistencia estimada.
Estas actividades permiten identificar riesgos y establecer procedimientos de contingencia antes de la Asamblea General.
Plataforma para asociaciones solidaristas y otras organizaciones
AssemblyVote puede adaptarse a procesos de contratación organizados por:
- Asociaciones solidaristas.
- Cooperativas.
- Asociaciones profesionales.
- Empresas y sociedades.
- Condominios.
- Cámaras empresariales.
- Fundaciones.
- Juntas y órganos colegiados.
- Organizaciones comunales.
- Instituciones privadas.
Cada organización puede tener reglas diferentes de acreditación, quórum, representación y votación. Por eso, antes de presentar una oferta se recomienda realizar una revisión técnica del cartel.
¿Está preparando una licitación para una plataforma de asambleas?
Si su organización está elaborando una licitación, cartel, concurso privado o solicitud de cotización para una Asamblea General, AssemblyVote puede ayudarle a analizar los requerimientos tecnológicos.
Podemos revisar las necesidades relacionadas con:
- Cantidad total de asociados.
- Participación simultánea estimada.
- Modalidad presencial, virtual o híbrida.
- Registro y acreditación.
- Quórum.
- Votaciones electrónicas.
- Representaciones.
- Streaming.
- Reportes.
- Sorteos.
- Soporte y simulacros.
Solicite una demostración o cotización de AssemblyVote y conozca cómo incorporar una plataforma especializada en su próxima asamblea.